الفهرس 
الدراسة النظريةيوجد فقط 14 صفحة متاحة للعرض العام
 |  | from | 319 |  |  |
| | | from | 319 | | |
المستخلص
تعتبر المعلومات الدعامة الأساسية للعمل الإداري داخل الهيئات والمؤسسات ؛ حيث إن توافر المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب يساهم في اتخاذ القرارات السليمة والصائبة والسريعة ، وهذه المعلومات تحويها الوثائق والمستندات ؛ لذا فمن الضروري الاهتمام بتطوير نظم إدارة وحفظ الوثائق لتحقيق الاستفادة القصوي منها ، بالإضافة إلي سهولة استرجاعها عند الحاجة إليها .
ونظراً لأهمية ديوان عام محافظة الفيوم ، كهيئة أو منشأة ، ودوره الحيوي في المحافظة ؛ حيث يعد المسئول والمشرف علي جميع الوحدات المحلية بالمحافظة ، وكذلك المديريات الخدمية ، لذلك تم اختياره للدراسة كدراسة وصفية تصف الوضع الراهن لنظام إدارة الوثائق به ، مع مطابقة ذلك بالمعايير العلمية المتعارف عليها ووضع مقترحات للتطوير . فقد قامت الدراسة في بداية الأمر بإلقاء نظرة عامة عن محافظة الفيوم من حيث : الشعار الخاص بها ، الموقع والسكان ، المراكز والقرى ، الوحدات المحلية ، النشاط الزراعي ، النشاط الصناعي ، النشاط السياحي ، النشاط العمراني ، المشروعات القومية ، النشاط التعليمي ، ثم بعد ذلك قامت الدراسة بالتعرف علي ديوان عام محافظة الفيوم كهيئة أو منشأة من حيث : الهيكل التنظيمي لديوان عام محافظة الفيوم ، والخدمات التي يقدمها ، والعلاقات بين الإدارات الداخلية للديوان ، وكذلك العلاقات بين إدارات الديوان والعلاقات الخارجية .
ثم بعد ذلك قامت الدراسة بعرض دراسة نظرية للموضوعات التي سيتم تناولها من الدورة المستندية ، والعمليات الفنية من التصنيف والفهرسة والتكشيف ، وكذلك عمليات الحفظ والاسترجاع . وبعد ذلك تم وصف الوضع الراهن لتلك العمليات بديوان عام محافظة الفيوم ، مع توضيح المشكلات التي تعانيها تلك العمليات . ثم مطابقتها مع المعايير العلمية المتعارف عليها ، مع عرض للمقترحات التي يمكن عن طريقها تطوير تلك العمليات .
ونظراً للتطورات التكنولوجية الهائلة في مجال إدارة الوثائق والمستندات ، وما تعانيه الإدارة التقليدية للوثائق والمستندات من معوقات ؛ لذلك فقد قامت الدراسة بعرض الصعوبات التي تعانيها إدارة الوثائق والمستندات تقليدياً من مشكلات تكدس الأوراق ، وإمكانية الفقد والضياع ، بالإضافة إلي بطء وصعوبة الاسترجاع . ثم عرض للمزايا التي يمكن أن تحققها الإدارة الإلكترونية للوثائق والمستندات من إمكانية توفير الأمن والأمان للوثائق والمستندات ، والحد من مشكلات تكدس الأوراق ، بالإضافة إلي سرعة وسهولة الاسترجاع ، والعديد من المزايا الأخرى التي يمكن أن يحققها النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق ، كما قامت الدراسة بعمل مقارنة بين النظام التقليدي والنظام الإلكتروني ، بالإضافة إلي عرض موجز عن المعالجة الفنية للوثائق الإلكترونية .
وأخيراً قامت الدراسة بعرض المتطلبات اللازمة للتحول من النظام التقليدي إلي النظام الإلكتروني ؛ من حيث التخطيط الجيد الذي يهدف إلي توضيح العديد من الأمور الهامة مثل : تحديد الوثائق والمستندات التي يتم تحويلها ، تحديد الأماكن التي يتم العمل بها ، تحديد العمالة المطلوبة ، تحديد متطلبات المستفيدين ، تحديد المتطلبات المادية اللازمة كيفية توفير الأمن والأمان للوثائق والمستندات . ثم بعد ذلك تحديد المتطلبات اللازمة من الأجهزة والمعدات من أجهزة الحاسبات ، والطابعات والماسحات الضوئية ... وما إلي ذلك من الأجهزة والمعدات التي يتطلبها العمل داخل الإدارات ، وكذلك تحديد المتطلبات من البرامج اللازمة سواء كانت برامج تشغيل ، أو برامج تطبيقات ، وكذلك الشبكات اللازمة للربط بين الإدارات . كما قامت الدراسة بإلقاء نظرة علي قواعد البيانات باعتبارها احدي برامج التطبيقات التي يتم استخدامها داخل كثير من الإدارات ، وضرورة الرقابة وعمل التقارير.